DotWay
DotWay

Sekrety sukcesu zdalnego onboardingu #7: rola HR

#zdalnyHR

Gdzie zaczyna się, a gdzie kończy rola HR w procesie wirtualnego onboardingu? Jak budować partnerskie relacje z biznesem w trakcie wdrażania nowego pracownika? Skąd czerpać inspiracje o sprawdzonych rozwiązaniach na temat zdalnego lub hybrydowego onboardingu?

Kiedy Tomek dołączył do firmy był to gorący okres w biznesie. Kasia, która w zespole HR pracuje 5 lat, też nie wiedziała w co ręce włożyć. Zrekrutowała Tomka, wysłała mu mail powitalny na tydzień przed oficjalną datą rozpoczęcia pracy. W pierwszym dniu onboardingu zalogowała się już o 6tej rano, bo wiedziała, że 3 godziny spędzone na wirtualnym powitaniu i wstępnym szkoleniu Tomka to 3 godziny, których jej braknie do przygotowania raportu płac dla zarządu. Szkolenie Tomka udało się jej skrócić do 2.5h. „Na szczęście” standardowe prezentacje powitalne zna już na pamięć, w online nowi zadają mniej pytań, a kilka tematów zostało zrobionych w formie kursu online, do którego wysłała Tomkowi link. Kurs może zrobić sobie już sam w swoim tempie, tak więc jej rola dobiegła końca, bo później „przejmie” Tomka jego menedżer i buddy z zespołu. Kasia zestresowana zabrała się więc za raport do zarządu.

Jakież było jej zdziwienie, kiedy po miesiącu na chacie zagadał ją menedżer Tomka z prośbą o wsparcie, bo onboarding poszedł fatalnie, Tomek już myśli o odejściu, a buddy, który miał wdrażać Tomka do zespołu i pracy jest totalnie zdemotywowany.

Kasia zaczęła się zastanawiać co poszło nie tak… Czy coś preoczyła? Gdzie w takim razie zaczyna się, a gdzie powinna kończyć rola HR w procesie onboardingu, zwłaszcza zdalnego onboardingu?

 

Przed nami 7-my już odcinek w cyklu „Sekrety sukcesu zdalnego onboardingu”. Dziś przyjrzymy się 2 rolom, jakie może pełnić HR, by wesprzeć wdrożenie nowego pracownika.

Koordynator i partner w biznesie

 

Kiedy na pokład firmy ma dołączyć nowy pracownik dział HR ma pełne ręce roboty. Od rekrutacji, przez ustalenie daty rozpoczęcia i warunków zatrudnienia, przygotowanie umowy, stworzenie konta dla nowego pracownika (jeśli w firmie pracujemy na systemach HR-owych), skoordynowanie badań lekarskich i szkolenia BHP, często też powitanie pracownika w jego pierwszym dniu i  zrealizowanie podstawowych szkoleń np. o historii firmy, jej strukturze, systemie benefitów, zasadach współpracy, dress code etc. To tylko kilka z przykładowych zadań działu HR.

Jednak jeśli pracujesz w dziale HR i skupisz się tylko na tym, co jest na Twojej liście zadań do zrobienia to ryzyko, że historia Kasi i Tomka powtórzy się w Twojej organizacji rośnie.

W roli HR masz możliwość skoordynowania nie tylko swoich działań, ale też działań wszystkich osób zaangażowanych w proces wdrożenia nowego pracownika, by zadbać o efektywny i angażujący onboarding.

Przykład?

  • widzisz jaki macie wskaźnik rotacji w organizacji, ilu pracowników odchodzi np. w przeciągu pierwszego pół roku czy roku. Możesz porównać dane sprzed wdrożenia wirtualnego czy hybrydowego onboardingu z tymi, odkąd onboarding realizowany jest zdalnie. Jeśli wskaźnik rotacji jest podejrzanie lub niebezpiecznie wysoki, to pora na rozmowę z kierownictwem i przeanalizowanie co jest źródłem wysokiej rotacji i co z tym robimy. Zwołaj spotkanie!

 

  • masz możliwość przeprowadzenia ankiet ewaluacyjnych na temat zdalnego onboardingu (czy hybrydowego) i dostrzec trendy, co działa, a co wymaga ulepszeń. Może to być problem w jednym dziale, a może w całej organizacji i potrzebna jest burza mózgów w większym gronie. Włącz pomarańczowe światło ostrzegawcze, podziel się obserwacjami.

 

  • możesz wesprzeć menedżerów przygotowując im listę co mają zrobić, kiedy do ich zespołu przychodzi nowy pracownik. Stwórz checklistę dla menedżera zwierającą te podstawowe zadania np. powitanie pracownika, ale też i te mniej standardowe, a wspierające zdalny onboarding i integrację z zespołem np. piątkowa kawka online i pytanie jak nam idzie.

 

  • możesz też, jeśli masz możliwość, spojrzeć z lotu ptaka na cały proces onboardingu i efektywnie połączyć jego etapy np. skoordynować pracę działu IT z wysłaniem pracownikowi nowego sprzętu na czas.

 

  •  szukaj rozwiązań, które wspierają zdalny onboarding – ale o tym już w kolejnym kroku.

Poszukiwacz możliwości

 

W czasach kiedy zdalny lub hybrydowy proces wdrożenia staje się codziennością, szukanie rozwiązań, które pozwalają połączyć efektywność tego podejścia z wysokim zaangażowaniem pracowników wydaje się być na wagę złota.

Tym bardziej ważne jest, byś w roli HR śledził trendy, szukał nowinek, ale też sprawnie weryfikował co ma sens, by wdrożyć w Twojej organizacji. Przykład?

– grywalizacja online – Gamfi jako firma świetnia sprawdza się na polskim rynku w obszarze grywalizacji, w tym grywalizacji onboardingu. InPost to z kolei przykład firmy, która przy współpracy z Gami stworzyła wyjątkowo ciekawy projekt zdalnego onboardingu pracowników. I tak, jeśli pracujesz w organizacji z dużym budżetem, to szukanie tego typu rozwiązań się sprawdzi. Ale jeśli pracujesz w mniejszej organizacji, czy nawet dużej ale z ograniczonym budżetem potrzebujesz rozwiązań szytych na miarę. Czasem konkurs online wśród nowych pracowników na slacku (wewnętrzny messenger w firmie) na przykład konkurs fotograficzny pod hasłem jak Ci minął pierwszy tydzień może dać Ci zarówno świetną informację zwrotną, jak i w kreatywny sposób zwiększyć zaangażowanie. Szukaj inspiracji, ale z głową podchodź do praktycznego ich wdrożenia na miarę potrzeb i możliwości swojej firmy.

wdrożenie buddy system – buddy system to system wsparcia nowego pracownika przez obecnych pracowników. Więcej o tym jak go efektywnie wdrażać znajdziesz w poprzednich artykułach w tej serii, ale dziś chcę zwrócić Twoją uwagę na 1 aspekt: rolę HR w tworzeniu buddy system. Jest nie do przecenienia. Jako HR masz wpływ na to jak będzie postrzegany buddy system, możesz wesprzeć przeszkolenie buddych z miękkich umiejętności, możesz wesprzeć liderów i menedżerów w wyborze buddych.  W wielu organizacjach pojęcie buddy ma bardzo pejoratywny wydźwięk wśród pracowników, bo kojarzy się z dodatkowymi obowiązkami bez dodatkowych korzyści. Możesz to zmienić 😊

– platformy online – od Zoom, Google Hangouts czy Microsoft Teams, które umożliwiają wirtualne spotkania przez kreatywne narzędzie wspierające jak Mentimeter (ankiety online), Miro (wirtualna tablica czy karteczki samoprzylepne) po platformy z kursami online. Tutaj warto się zastanowić czy potrzebujemy platformy z gotowymi kursami (np. Udemy w języku polskim czy LinkedIn Learning w języku angielskim) czy bardziej poszukujemy platformy, na której możemy nasze własne kursy załadować (np. WPIdea  w języku polskim czy moim zdaniem najlepsza platforma: Teachable, w języku angielskim z opcją języka polskiego).

Gdzie szukać inspiracji?

 

Osobiście jestem fanką 3 źródeł:

– w Polsce firmy Gamfi, która uważam zrobiła w tym roku naprawdę świetną robotę z Akademią Zdalnego Onboardingu i nowym podcastem;

– LinkedIn i #remoteonboarding – za tym hasztagiem kryją się często publikacje pracowników, którzy od środka dzielą się sprawdzonymi rozwiązaniami w zakresie wirtualnego onboardingu;

– podglądanie wielkich i zdrowo-rozsądkowe podejście od inspiracji przez realne potrzeby po sensowne wdrożenie pomysłów – tutaj  trzeba włączyć tryb Sherlocka Holmes’a i poszperać trochę w necie, ale na pewno warto śledzić duże firmy technologiczne jak Facebook czy Twitter, ale też ogólnie wiodące firmy np. McDonalds ma bardzo ciekawy case study z wykorzystaniem technologii Learningbank lub Buffer z bardzo fajnym podejściem do podziału ról w buddy system.

Wracając do pytania: gdzie kończy się i gdzie zaczyna rola HR w procesie zdalnego onboardingu? Myślę, że jest to koło zamknięte, które toczy się cały czas. Co mam na myśli? W kole onboardingu mamy rotację i rekrutację, przygotowanie do startu nowego pracownika, wspieranie go i biznes w trakcie onboardingu, monitorowanie efektywności i jakości, usprawnienia. I ponownie wracamy do onboardingowego cyklu z każdym nowym pracownikiem. Ważne jest, by spojrzeć na rolę HR z trochę szerszej perspektywy, zwłaszcza w świecie wirtualnego onboardingu jako koordynatora i poszukiwacza możliwości, który wspiera biznes w efektywnym i angażującym wdrażaniu nowych pracowników.