DotWay
DotWay

Sekrety sukcesu zdalnego onboardingu #1: Kim jest buddy?

#zdalnyHR

Kim jest buddy w procesie zdalnego onboardingu? Jakie 3 role może wykonywać? Jakie są 3 największe wyzwania dla wirtualnego buddy’ego i jak sobie z nimi poradzić? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule!

(Czarna) magia pierwszego dnia pracy.

 

Tomek dostał  upragnioną pracę – pierwsza na stały etat, w dobrej firmie, warunki finansowe eleganckie na start. Najbardziej spodobała mu się jednak atmosfera w firmie, filmiki i posty wrzucane przez firmę na socialach. Dziś jest jego pierwszy dzień w nowej pracy. Dostał już paczkę z firmowymi gadżetami, mail z wytycznymi jak ma się zalogować na pierwsze trzy dni zdalnego onboardingu i przypominajkę smsową jakie dokumenty powinien mieć przygotowane. Poziom ciekawości – sięgający zenitu, poziom motywacji do rozpoczęcia pracy – maksymalny.

9.00 dołącza na Zoom.

15.30 wyłącza Zoom.

Pada na kanapę i dzwoni do kumpla, że chyba trafił nie tam, gdzie chciał. Na dzień dobry HRowy bełkot o benefitach, regulaminach i takie tam. Potem kazali kilka filmów obejrzeć o zasadach bezpieczeństwa, RODO i antykorupcji. Pojawił się jakiś ważny menedżer, przeklikał przez slajdy pokazujące strukturę organizacji, produkty, projekty. Nie zrozumiał z tego ani słowa. Swojego bezpośredniego przełożonego jeszcze nie poznał. Jak będzie wyglądał jego normalny dzień pracy – wciąż nie wie. Ale to pierwszy dzień onboardingu, pomyślał, jak wejdę już do zespołu na pewno będzie lepiej.

Po trzech dniach zdalnego onboardingu i kolejnych dwóch tygodniach „hybrydowego szkolenia na stanowisku pracy” poziom zadowolenia  u Tomka niebezpiecznie zbliża się do temperatury poniżej zera… Spotkał szefa, fajny gość, ale od razu powiedział mu, że spotkają się na koniec miesiąca pogadać jak sprawy idą. Potem kilka osób coś mu tam pokazywało, coś ćwiczył, ale harmonogram szkoleń jaki dostał nijak się miał do rzeczywistości. Ten nie miał czasu na szkolenie, bo jakaś eskalacja od Klienta wpadła. Tomek musiał sobie jakoś sam czas zorganizować, więc grzebał po firmowym intranecie. Tamtemu padł net w domu, a szkolenie miało być online. Pytał czy może ktoś inny będzie miał dla niego czas, ale wszyscy zajęci, bo system wczoraj padł i cały zespół rozbraja tykającą bombę zegarową w skrzynce mailingowej. Najfajniejsza była Kaśka, też zaczęła niedawno i sama zaoferowała się, żeby pokazać mu co i jak. Na luzie mógł też jej zadać pytania, bez obawy, że usłyszy „przecież Ci to już tłumaczyłem” albo „to już powinieneś pamiętać”.

Kiedy na koniec miesiąca Tomek idzie na spotkanie ze swoim przełożonym jest zrezygnowany. Zakończył wstępny etap szkoleń, zaczął robić proste zadania, ale ciągle w raportach świeci na czerwono, bo albo nie miał mu kto w trudniejszych sprawach pomóc i nie zdążył na czas albo popełnił za dużo błędów.  Na plus – była fajna impreza integracyjna – piwko online i każdy mógł sobie zamówić jaką chciał pizzę do domu. Widział później foty na socialach, ale już nie zachwycał się nimi jak poprzednio.

Za kulisami zdalnego onboardingu. Jak to zrobić mądrze, żeby zadziała się magia? I to nie czarna magia?

 

Lubimy zaglądać za kulisy. Od programów jak to jest zrobione, przez urywki na koniec filmu pokazujące luźne ujęcia z planu zdjęciowego, po obserwowanie inspirujących nas osób i firm, które dzielą się swoimi praktykami i zdradzają jak oni to robią. Jesteśmy z natury ciekawi, ale też z profesjonalnego punktu widzenia po prostu szukamy inspiracji, trendów, sprawdzonych rozwiązań.

Czy historia Tomka byłaby inspiracją jeśli rozłożylibyśmy na czynniki pierwsze jak firma przygotowała się do wdrożenia go do nowej pracy? W pewnym sensie tak – czego nie robić od candidate experience po employee advocacy.

Jeśli skupimy się na samym onboardingu w historii Tomka to możemy dostrzec:

  • różne osoby zaangażowane (mniej lub bardziej aktywnie) – HR, bezpośredniego przełożonego, menedżera wyższego szczebla, członków zespołu
  • różne etapy i formaty wykorzystane – od w pełni zdalnego ogólnego wprowadzenia do firmy zorganizowanego przez HR po hybrydowe szkolenie w zespole na stanowisku pracy.

I bez względu na to, czy nasz onboarding jest stacjonarny, zdalny czy hybrydowy, role w gruncie rzeczy pozostają niezmienione: HR, lider, zespół. Brakuje jednego elementu… kogo zabrakło? Jak to zrobić mądrze, żeby zadziała się magia? I to nie czarna magia?

Odpowiedź kryje się w jednym słowie: buddy. Kim jest i jak jest jego rola?

Kim jest buddy i jak tą rolę zorganizować?

 

Buddy – tłumacząc z języka angielskiego „kumpel” – to tak naprawdę przewodnik new joinera po naszym zespole, naszej organizacji, naszej kulturze, naszej pracy. Dziś z przyjemnością śledzę dobre praktyki firm takich jak Buffer, która wdrożyła w procesie onboardingu 3 różne role buddy’ego:

– buddy lider – jest bardzo doświadczonym członkiem organizacji, odgrywa kluczową rolę w mentoringu pozostałych buddych, koordynacji ich działań, ale też rozmów feedbackowych z nowym pracownikiem;

– procesowy buddy – to ktoś w zespole, kto zna i rozumie jakie zadania będzie wykonywał nowy pracownik, odpowiada za szkolenie procesowe pracownika i wspiera go w znajdywaniu odpowiedzi na pytania;

– kulturowy buddy – to ktoś w organizacji, kto pomaga nowemu pracownikowi zrozumieć kulturę i wartości firmy, pomaga mu się odnaleźć w organizacji, by poczuł się częścią zespołu i firmy.

Czy każda firma musi wprowadzać 3 role dla buddych? I czy muszą to być 3 różne osoby. Nie, zdecydowanie nie. Warto wypośrodkować priorytety w biznesie (np. gorący sezon zamówień) i efektywność wdrażania nowego pracownika. O korzyściach wprowadzenia buddy system za chwilę, ale wtrącę w tym miejscu tylko komentarz, że np. procesowy buddy i kulturowy buddy to może być jedna i ta sama osoba. Może być tak, że będziemy mieć 2 kulturowych buddych na firmę, którzy się będą wymieniali. Możemy zrobić tak, że wprowadzimy rotację w zespole i każdy przez jeden dzień będzie procesowym buddym. Kombinacji alpejskich możemy mieć wiele, pytanie za milion jakie warto sobie zadać to jakie działania pozwolą nam podnieść efektywność procesu wdrażania pracownika bez przeciążania pozostałych członków zespołu czy organizacji.

Wirtualny buddy – 3 największe wyzwania i jak sobie z nimi radzić.

 

Patrząc na przykład firmy Buffer można by rzec świat idealny, a jakie są realia w Polsce? Widzę, że coraz więcej firm szuka wskazówek jak wdrożyć efektywnie buddy system i bardzo mocno wszystkim kibicuję, bo uważam, że jest to bardzo dobry kierunek. Są też firmy, które bardzo efektywnie buddy system już u siebie wdrożyły np. T-Mobile w wersji buddy procesowy i kulturowy. Ale słyszę wciąż pytania i komentarze:

– jak być buddym w wirtualu?

– buddy na produkcji w wirtualu nie przejdzie…

– ten buddy to fajny pomysł jak firma jest duża, ale dla małych gdzie pracuje kilka osób i wszyscy są zajęci, to już raczej bajka…

Dzielę się więc na gorąco kilkoma wskazówkami jak zaadresować najczęstsze wyzwania z buddy system:

– wyzwanie #1: ciężko być buddym w wirtualu – tak, wymaga to trochę gimnastyki, ale proste rozwiązania mogą naprawdę przynieść wyśmienite rezultaty. Przykład? Kulturowy buddy może na lunch na stołówkę pracownika w wirtualu nie zabierze, ale już na przykład codzienną poranną kawę na Zoom może umówić, żeby po ludzku zapytać jak się ma nowy pracownik. Może też w piątek zorganizować luźne wirtualne spotkanie z kilkoma innymi członkami zespołu i pogadać… o planach na wakacje… powspominać ich początki w firmie… Procesowy buddy z kolei może przyjąć taktykę 3 kroków jeśli akurat tłumaczy przykładowe zadanie jak np. robi to InPost czyli pokazuję co robię, pokazuję i tłumaczę co robię, pokazuję i wyjaśniam dlaczego to robię. Jest to może wolniejszy sposób, ale pamiętajmy, że w wirtualnym świecie bardzo łatwo jest zgubić przekaz. Inną taktyką, też 3 kroków, którą stosowaliśmy w moim zespole było podejście tzw. reverse shadowing. Jak działało? W kroku pierwszym pokazuję i tłumaczę co robię, w drugim kroku to nowy pracownik mówi co i jak robić, a ja wykonuję i wreszcie w ostatnim kroku nowy pracownik wykonuje i opisuje co, jak i dlaczego robi, a ja jako buddy obserwuję i daję wskazówki/feedback.

 

– wyzwanie #2: wirtualny buddy na produkcji – tutaj w pierwszej kolejności firma musi sobie zadać pytanie: czy jest sens i możliwość, a jeśli są to które procesy przenieść w świat online. Na pewno tych procesów będzie mniej niż np. w organizacjach typu white collars, również z uwagi na fakt, że część nowych pracowników po prostu może nie mieć dostępu do komputera. Jeśli miałabym wybrać 1 rozwiązanie – takie absolutne minimum – to skupiłabym się na kulturowym buddym w ciągu pierwszych kilku dni/tygodni onboardingu. I na przykład stworzenie na chacie np. na slacku jeśli korzystamy z tej platformy lub nawet na whatssupie grupy, gdzie nowy pracownik może wrzucić pytania lub buddy zapytać jak idą szkolenia [przy czym ważne, pamiętajmy, że z uwagi na RODO pracownik musi wyrazić zgodę na wykorzystanie prywatnego numeru telefonu przez firmę). Tworzymy w ten sposób tandem wsparcia.

 

– wyzwanie #3: wirtualny buddy w małej firmie – nie ma na to czasu – faktycznie czas jest na wagę złota, nie tylko w małych firmach; tutaj warto przyjąć taktykę małych kroków i priorytetów – jeśli nie mamy czasu na codzienną wirtualną kawkę i zapytanie jak się masz, spróbujmy chociaż na koniec tygodnia. Jeśli nie mamy czasu pokazywać, potem tłumaczyć, a na końcu wyjaśniać dlaczego spróbujmy taktyki reverse shadowing. Nawet ten proces można jeszcze skrócić np. nagrywając na bezpłatnej platformie Loom króciutkie demo, które nowi pracownicy mogą obejrzeć sami, a w sesji wirtualnej z nowym pracownikiem przejść do próby wykonania zadania samemu pod okiem buddy’ego.

Buddy kluczem do sukcesu zdalnego onboardingu?

 

Chcę baaaardzo podkreślić jedną rzecz: buddy w procesie onboardingu, czy to zdalnego czy stacjonarnego, jest kluczowym elementem sukcesu wdrażania nowego pracownika. Nie jest wyłącznym elementem, bo pozostałe ogniwa są równie ważne: HR, lider, dział IT etc.. Buddy jest niezwykle istotnym ogniwem. Kropka. Jeśli organizacja decyduje się na zdalny onboarding lub hybrydowy onboarding (łącząc wdrożenie online ze stacjonarnym) bardzo ważne jest, by nie stracić ludzkiego kontaktu. W online nie podejdę od tak do biurka kolegi i nie podpytam o coś. Nie zagadnie mnie nikt z innego działu, przechodząc obok mojego stanowiska, co u mnie słychać. Z szefem nie pogadamy o wszystkim, do HR też raczej mamy przyzwyczajenie, że pytamy o sprawy administracyjne lub idziemy, jak już sprawa jest naprawdę gruba i aż kipi pod pokrywką. A tak na co dzień, z buddym, dajemy nowemu pracownikowi przestrzeń na zbudowanie relacji, wczucie się w atmosferę firmy, poznanie jej kultury i wreszcie budujemy jego pewność siebie i efektywność, gdy wie co, jak i dlaczego ma robić.

Jakie jeszcze korzyści czerpie organizacja wdrażając buddy system i jak zmotywować pracowników do roli buddy’ego – o tym już w następnym artykule. Stay tuned!

 

Moje osobiste rekomendacje:

Jak robią to najlepsi? Poznaj case study firmy Buffer i ich systemu 3 buddy’ch.