DotWay
DotWay

Sekrety sukcesu zdalnego onboardingu cz.3_oczekiwania od buddy’ego?

#zdalnyHR

Jak rozmawiać z buddy’m o oczekiwaniach co do jego roli, by wzmacniać zaangażowanie? Poznaj 3 kroki od strategii do taktyki w formułowaniu i komunikowaniu oczekiwań przy wdrażaniu buddy system w onboardingu, również tym wirtualnym.

Michał jest liderem zespołu, do którego niedawno dołączył Tomek. Michał poprosił Rafała, żeby ten wziął Tomka pod opiekę, pokazał mu co i jak. Firma wprowadziła ostatnio tzw. buddy system w procesie onboardingu czyli system wsparcia dla nowo zatrudnionych osób, dla których przypisany jest buddy z zespołu do opieki. Michał od razu pomyślał o Tomku jako najbardziej doświadczonym pracowniku – powinien się świetnie sprawdzić w roli buddy’ego, pomóc nowemu we wdrożeniu się do pracy i odnalezieniu w firmie.

Ponieważ dużo się w firmie dzieje, Michałowi wiecznie brakuje czasu na ogarnięcie zmian. Zorganizował więc szybkie spotkanie z Rafałam, przekazał czym jest buddy system i z góry podziękował za wsparcie projektu. Michał spotkał się też z Tomkiem, nowym pracownikiem, powitał go w zespole, przekazał w ręce buddy’ego i umówił się na kolejne spotkanie pod koniec pierwszego miesiąca.

Spotkanie faktycznie odbyło się według ustaleń, ale było dla Michała jak lodowaty prysznic. Tomek, świetny potencjał, przyszedł na nie totalnie zdemotywowany, a to dopiero jego pierwszy miesiąc w firmie. Rafał, który miał być buddym też coś zaczął przebąkiwać o wypowiedzeniu, bo za dużo ma na głowie.

Michał już wie, że umknęła mu kilka ważnych rzeczy przy wdrażaniu tego całego buddy system. Jedną z nich było jasne sprecyzowanie oczekiwań dla Rafała w roli buddy’ego i wsparcie go w tej roli.

Jak mógł to zrobić lepiej?

Jak zakomunikować oczekiwania dla (wirtualnego) buddy’ego?

 

Jeśli szukasz odpowiedzi na pytanie kim jest buddy w procesie onboardingu i na czym polega rola buddy lidera, buddy procesowego i buddy kulturowego to zajrzyj koniecznie do poprzedniego artykułu.

Dziś przyjrzymy się czego możemy oczekiwać od buddy’ego, jak mu to zakomunikować i jak go wspierać w tej roli.

Jeśli tak jak Michał masz w zespole nowych pracowników warto buddy system wprowadzić efektywnie, by przyniósł on rezultaty od zaangażowania po efektywność zespołu.

Jak to zrobić?

Od ogółu do szczegółu, od strategii po taktyki. Przejdźmy przez nie krok po kroku.

KROK 1: Twoja strategia dla buddy system w zespole?

 

Pomyśl przez chwilę:

  1. jakie cele masz dla zespołu na ten rok?
  2. Ile osób planujesz zatrudnić (biorąc pod uwagę nowe projekty na radarze czy aktualny wskaźnik rotacji)?
  3. Jak szybko potrzebujesz wdrożyć nowe osoby do pracy?
  4. Jaką atmosferę chcesz budować w zespole?
  5. Kto mógłby zostać buddy’m w Twoim zespole? Jak wybrać buddy’ego przeczytasz tutaj.
  6. Jaką rolę miałby pelnić buddy np. buddy lider, buddy kulturowy czy buddy procesowy?
  7. Jak buddy system może wspierać realizację Twoich celi? Przyspieszy wdrożenie nowego pracownika? Zwiększy jego zaangażowanie? Zintegruje zespół?

Jeśli wiesz dokąd zmierzasz, łatwiej Ci będzie dookreślić rolę buddy’ego/buddych i Twoje oczekiwania wobec nich.

Przejdźmy zatem do kolejnego kroku.

KROK 2: Twoje oczekiwania wobec buddy’ego?

 

Bardzo często osoby „nominowane” do roli buddy’ego patrzą na nią z niechęcią, bo kojarzy im się z bliżej nieokreślonymi oczekiwaniami, a dużą odpowiedzialnością i dodatkowym obciążeniem.

Jeśli chcesz uniknąć zimnego prysznica, kiedy nowa osoba jest zdemotywowana procesem wdrożenia, a wyznaczony buddy bliski rezygnacji, zadbaj o kolejny krok – zastanów się czego tak naprawdę oczekujesz od buddy’ego, by móc z nim te oczekiwania omówić.

Co możesz wziąć pod uwagę:

  • W jakich obszarach buddy ma wspierać nowego pracownika? Odnalezieniu się w gąszczu polityk i procesów HR, benefity, IT, szkolenia? Czy nawigowaniu w labiryncie narzędzi w zespole? A może w dżungli zespołowych procesów i zadań?
  • Czego oczekujesz od buddy’ego przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika (np. przygotowania planu na pierwszy tydzień), czego w pierwszym dniu (np. powitalna kawka online), czego w pierwszym tygodniu (np. codziennej krótkiej sesji Q&A), a czego w pierwszym miesiącu?
  • Jakiej postawy oczekujesz? Buddy ma być źródłem informacji? Motywatorem? Wzorem do naśladowania? Przewodnikiem?
  • Jaką wiedzę ma przekazać?
  • W jakiej przestrzeni wspierać? Online, stacjonarnie, hybrydowo?
  • Ile czasu i jak często ma wspierać nowego pracownika? Codziennie? Raz na tydzień?
  • Jakie ma budować relacje? Formalne, nieformalne?
  • Jak długo wspierać – czy to będzie tydzień czy miesiąc?
  • Po czym poznasz, że buddy system działa efektywnie, w którym buddy jest zaangażowany i zmotywowany, a nowy pracownik wdraża się sprawnie i cieszy się, że dołączył do waszego zespołu?

KROK 3: Twoje taktyki komunikacji z buddy’m?

 

Napisanie maila w stylu „Rafał, w poniedziałek przychodzi nowy pracownik, zajmij się nim przez najbliższe dwa tygodnie” przyniesie marne rezultaty. Niewiele lepsze efekty będzie mieć spotkanie jeśli tylko narzucisz w nim, tak jak to zrobił Michał w naszej historii, rolę buddy’ego.

Jakie inne taktyki możesz przyjąć? Polecam trzy: spotkanie wprowadzające, cykliczne spotkania z serii jak nam idzie, oraz spotkanie podsumowujące.

O czym i jak rozmawiać z buddy’m na każdym z takich spotkań?

  • Rozmowa wprowadzająca – jeśli kalendarz pęka Ci w szwach, znajdź chociaż 30 minut, by spokojnie porozmawiać z osobami, które chciałbyś zaangażować do roli buddy’ego. Wyjaśnij im jak buddy system wspiera cały zespół (masz już kilka pomysłów w kroku 1.), określi czego oczekujesz (krok 2.) i zapytaj jak oni widzą swoją rolę, czego się obawiają, jakiego wsparcia od Ciebie potrzebują. I bardzo ważne w świecie zdalnego onboardingu – porozmawiajcie co może być największym wyzwaniem dla wirtualnego buddy’ego i wspólnie poszukajcie rozwiązań. Jeśli chcesz zwiększać zaangażowanie pracowników do roli buddy’ego postaw na tzw. styl wpływu typu pull, kiedy pytasz, angażujesz,

 

  • Cykliczne spotkania tzw. catch ups – jak nam idzie? Możesz zapytać o największy sukces nowej osoby, z czego buddy jest dotychczas najbardziej dumny, co jest dla niego teraz największym wyzwaniem. Polecam również bardzo proste mierzalne pytanie, które pozwoli Ci sprawdzić temperaturę w buddy system „W skali od 1 do 10 na ile jesteś dziś zadowolony z bycia buddy’m, gdzie 1 to zdecydowanie nie, a 10 absolutnie tak”? Oczywiście masz nadzieję, na jak najwyższe noty, ale niski poziom samozadowolenia to również cenna informacja i platforma do dalszych rozmów co można zmienić, by poziom satysfakcji zwiększyć. Pytaj, jakiego wsparcia z Twojej strony potrzebuje buddy. Pamiętaj o docenianiu. Prawdziwym docenieniu. Zobacz jak brzmi „Dzięki, Rafał za bycie buddym!”, a jaki efekt może być, gdy powiesz „Rafał, za nami drugi tydzień od kiedy Tomek jest w naszym zespole. Widzę jego postępy, robi coraz więcej spraw i coraz mniej błędów. Ogromna w tym Twoja zasługa. Jesteś świetnym buddy’m dla Tomka, masz cierpliwość do pytań i bardzo profesjonalnie pokazujesz co trzeba zrobić inaczej. Dziękuję Ci, trzymaj tak dalej!”.

Uważaj w wirtualnym onboardingu na pokusę nadmiernej kontroli i zasypywania buddy’ego pytaniami na chacie „I jak idzie?”. Buddy ma już wystarczająco pytań od nowo zatrudnionej osoby. Jeśli zależy Ci na nieformalnej informacji to umówcie się na krótkie podsumowanie dnia na chacie i wirtualną kawkę raz w tygodniu.

 

  • Spotkanie podsumowujące – w 9 na 10 przypadkach, kiedy przyglądam się jak wygląda buddy system w praktyce brakuje mi jednego, niezwykle istotnego elementu: spotkania podsumowującego z buddy’m. W większości przypadków proces wdrożenia nowego pracownika kończy się …nijako… Buddy po prostu przestaje wspierać nowego pracownika i wszyscy przechodzą do swoich codziennych zadań. Warto, by lider zorganizował nawet krótkie spotkanie z buddy’m i porozmawiał: czy osiągnęliśmy zamierzony efekt buddy system (patrz strategia w kroku 1.), co się sprawdziło, czego nas ten onboarding nauczył? Co warto zacząć robić, przestać robić i kontynuować, by zwiększać efektywność i zaangażowanie buddy’ch? Jeśli onboarding był zdalny lub hybrydowy, czy wirtualny buddy system miał sens? Co zadziałało vs. Jakie lekcje na przyszłość wynieśliśmy?

 

 

Historia Michała pokazała, że choć buddy system ma ogromny potencjał, może być też pułapką spadku efektywności i zaangażowania w zespole. Twoja rola jako lidera jest kluczowa, by zastanowić się po co i w jaki sposób zamierzasz buddy system wprowadzić w swoim zespole. A później rozmawiaj z buddy’m o oczekiwaniach, angażuj w szukanie rozwiązań, pytaj jak nam idzie.