DotWay
DotWay

Sekrety sukcesu zdalnego onboardingu #6: rozmowy feedbackowe

#zdalnyHR

Kiedy i jak przeprowadzić rozmowę feedbackową z nowym pracownikiem? Jak uniknąć typowych pułapek w konstruktywnym feedbacku? Jak zbudować swój bank pomysłów na docenianie? O tym dowiesz się w tym artykule!

Onboarding Tomka w zespole, którego liderem jest Michał, w pierwszym miesiącu wyglądał jak jedna wielka katastrofa. Tomek był zdemotywowany, jego onboardingowy buddy sfrustrowany, a zespołowi brakowało energii do działania. Michał jako szef przeprowadził swoją pierwszą rozmowę feedbackową z Tomkiem miesiąc po tym jak ten dołączył do zespołu. Rozmowa ta była jak zimny prysznic dla Michała.

Od tego czasu minęły kolejne 2 miesiące i dzięki usprawnieniom wprowadzonym przez Michała sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Tomek jest bardzo zadowolony, że dołączył do zespołu, sam zespół jest bardziej zaangażowany w buddy system w onboardingu, a Michał regularnie dba o feedback jak nam idzie proces wdrożenia.

Jednym ze sposobów, który wdrożył oprócz kreatywnych pomysłów na zebranie feedbacku [więcej o tym w tym artykule], były tradycyjne rozmowy z nowym pracownikiem, ale w nowej odsłonie. Michał potraktował proces wdrożenia jak podróż rozwojową i zastosował taktykę, która przyniosła świetne rezultaty.

Jak to zrobił?

#1 Wystartowaliśmy!

 

Pierwszy okres onboardingu to dla pracownika mnóstwo nowości i emocji, ale też często okres zderzenia jego oczekiwań na temat nowej pracy z rzeczywistością. Z punktu widzenia lidera zespołu warto zadbać po starcie onboardingu o nawet 20 minutową rozmowę.

Warto podczas takiej rozmowy:

  • pogratulować pracownikowi nowej pracy;
  • docenić jego entuzjazm, zaangażowanie, ciekawość, proaktywność czy inne rzeczy, które zwrócą naszą uwagę;
  • zapytać otwarcie jak jego wrażenia z pierwszego okresu onboardingu.

Kiedy warto taką rozmowę przeprowadzić?

Im szybciej tym lepiej. Oczywiście nie będziemy pytali pracownika po 1 godzinie od startu nowej pracy co sądzi 😊 Ale po pierwszym tygodniu, maksymalnie zdecydowanie tak. Nie czekajmy dłużej, bo jeśli coś jest nie tak, to frustracja czy rozczarowanie będą u nowego pracownika narastać.

Uwaga falstart!

Kiedy zaczynamy współpracę jesteśmy na etapie formowania relacji, poznajemy się, staramy się pokazać z jak najlepszej strony – zarówno nowy pracownik, jak i szef i zespół. Dla wielu nowych pracowników jest to wciąż okres niepewności jeśli są na okresie próbnym i niektórzy obawiają się szczerze podzielić obserwacjami, zwłaszcza jeśli jest to konstruktywny feedback dla nas.

Dlatego warto w trakcie pierwszej rozmowy uzupełnić pytanie o ogólne wrażenia bardziej konkretnymi pytaniami:

  • Na ile w skali 1-10 jesteś zadowolony ze swojego onboardingu? 1 to totalnie nie, a 10 to zdecydowanie tak.
  • Jaka jest 1 rzecz, którą moglibyśmy poprawić, która najbardziej wzmocniłaby Twoje poczucie satysfakcji z procesu wdrożenia?
  • Jak czujesz się w naszym zespole i firmie?
  • Jak sprawdza się zdalny onboarding? (jeśli jesteśmy w trybie zdalnego lub hybrydowego onboardingu)
  • Jak ja jako lider mogę Ci pomóc we wdrożeniu się?

#2 Zbaczamy z kursu!

 

Świat idealny, oglądany przez różowe okulary nie istnieje. Kiedy wdrażamy nowego pracownika będą zdarzały się u niego błędy, będą pojawiały się tarcia (tzw. faza sztormu też jest naturalną fazą rozwoju zespołu, gdy dołącza nowy pracownik), możliwe, że pojawi się frustracja czy rozczarowanie. Po obu stronach – zarówno u nas jako szefa, jak i u nowego pracownika.

Jednym słowem, zbaczamy z kursu!

Jest to moment, w którym absolutnie szef powinien porozmawiać z nowym pracownikiem.

Uwaga mielizna!

Jako trener biznesu często realizowałam szkolenia z rozmów feedbackowych. Scenariuszy było mnóstwo, ale zawsze powracał jeden: nowy pracownik, któremu nie idzie tak, jak byśmy tego oczekiwali. I bardzo często obserwowałam 2 podejścia lidera czy menedżera:

  1. brak reakcji – z nastawieniem po prostu nie przedłużymy nowemu okresu próbnego
  2. kawa na ławę – wezwanie na dywanik, wyłożenie co jest nie tak i oczekiwanie poprawy

Efekt?

Bardzo często w obydwu przypadkach SZOK nowego pracownika, bo przecież myślał, że dobrze mu idzie. Nikt mu wcześniej nie sygnalizował, że coś jest nie tak…

Jak wypłynąć z tej mielizny?

Zacznijmy rozmowę od pytań, by dowiedzieć się jaka jest perspektywa nowego pracownika. Co sprawdzało się u mnie, gdy zarządzałam zespołem lub prowadziłam szkolenia onboardingowe?

  • Jak Ci idzie proces wdrożenia się?
  • W czym sądzisz, że jesteś dobry?
  • Jakie widzisz u siebie obszary do rozwoju?

Po odpowiedziach widzimy na ile nowy pracownik zdaje sobie sprawę, że wcale tak świetnie mu nie idzie. W tym momencie warto skalibrować nasze perspektywy i:

  • przyznać rację tak, gdzie pracownik faktycznie poczynił postępy,
  • jasno wskazać obszary, nad którymi musi popracować – bez owijania w bawełnę i bez słodzenia.

Co mam na myśli? Pozwól, że zademonstruję na 2 przykładach:

ZŁY PRZYKŁAD: Tomek, minął miesiąc od kiedy u nas zacząłeś. Od tego czasu mamy 5 eskalacji od Klienta na proste zamówienia. Popracuj nad obsługą klienta.

LEPSZY PRZYKŁAD: Tomku, minął miesiąc od kiedy u nas zacząłeś. Faktycznie widzę, że bardzo szybko opanowałeś nowy system i świetnie dogadujesz się z pozostałymi działami. Z mojej strony ważne jest, by porozmawiać o Twojej obsłudze Klienta i ostatnich 5 eskalacjach. Z czego one wynikały? [słuchamy odpowiedzi] Co możesz zrobić Ty, żeby uniknąć ich w przyszłości? [słuchamy odpowiedzi] Jak ja jako lider mogę Ci pomóc? [słuchamy odpowiedzi]

Zwróciłeś uwagę na pytania, które padły na końcu? Lider z jednej strony zwraca uwagę na ważny obszar do poprawy, ale wciąż pyta, by poznać perspektywę nowego pracownika.

Scenariuszy na rozmowy z konstruktywnym feedbackiem jest mnóstwo i wskazówek jak taką rozmowę poprowadzić też wiele. Dziś chcę zwrócić Twoją uwagę, byś nie wpadł na mieliznę spadku zaangażowania i efektywności przez brak takiej rozmowy czy brak chęci poznania perspektywy pracownika.

#3 Płyniemy do celu!

 

A co w sytuacji, kiedy nowy pracownik jest po prostu fenomenalny? Lub po krótkim sztormie wróciliśmy na kurs i onboarding idzie świetnie?

Odpowiedź jest krótka: doceniajmy!

Przez ponad 15 lat pracy jako trener i menedżer zespołu szkoleniowego spotkałam nie raz pracowników ze świetnym potencjałem. Ale nikt im tego nie powiedział, nikt nie potwierdził, że świetnie sobie radzą.

Tak naprawdę nie chodzi nam tylko o pracowników ze świetnym potencjałem. Chodzi o każdego nowo zatrudnionego pracownika, który dobrze sobie radzi, który wdraża się efektywnie, z którym płyniemy do celu jako zespół i organizacja.

Jak to docenić?

Mam dla Ciebie małe zadanie:

Krok 1: zbuduj swój bank pomysłów – znajdź 20 synonimów na komentarz „Dobra robota”;

Krok 2: poćwicz obserwacje – znajdź 5 pomysłów za co możesz podziękować nowemu pracownikowi (podpowiedź: szukaj pomysłów, które przyczyniają się do realizacji celów zespołu, wzmacniają dobrą atmosferę w zespole, pomysłów, które pokazują jak nowy pracownik rozwija swoją wiedzę, umiejętności i wnosi budujące nastawienie etc.);

Krok 3: przekaż motywujący feedback– wybierz 1 który uznasz za najbardziej wartościowy i przekaż go nowemu pracownikowi (możesz w rozmowie, możesz na czacie, możesz w mailu).

 

Powodzenia!