DotWay
DotWay

Sekrety sukcesu zdalnego onboardingu #4: jak zmotywować buddy’ego?

#zdalnyHR

Jak odczarować rolę buddy’ego? Poznaj 5 wskazówek w jaki sposób zwiększać zainteresowanie i zaangażowanie pracowników do pełnienia roli buddy’ego – w tym w wirtualnym onboardingu.

Po niezbyt udanym starcie projektu buddy system w onboardingu w swoim zespole, gdzie nowy pracownik po miesiącu był zdemotywowany, a wyznaczony do roli buddy pracownik bliski złożenia wypowiedzenia, Michał jako lider zespołu zdecydował się wprowadzić kilka usprawnień.

Przede wszystkim poprosił zespół o rozmowę.

W piątkowe popołudnie zorganizował wirtualne spotkanie na ZOOM i zapytał jak zespół widzi ten cały buddy system. Od Kasi usłyszał, że mimo że sama ma pół roku stażu w firmie to bardzo chętnie się zaangażuje i pomoże odnaleźć się w gąszczu wewnętrznych polityk i struktury. Część zespołu zaczęła zastanawiać się czy taki buddy system w ogóle ma sens w wersji online. Inni po dłuższej chwili zawahania powiedzieli wprost, że dla nich rola buddy’ego to dodatkowy obowiązek i nie widzą w nim żadnych korzyści dla siebie. Rafał, który poszedł na pierwszy ogień i ma za sobą miesiąc wsparcia jako buddy przyznał, że oprócz przeładowania swoimi codziennymi obowiązkami i obowiązkowami buddy’ego zabrakło mu informacji co ma robić i jak długo ma tym buddy’m być.

Michałowi przyszło do głowy jeszcze dwa pytania: co zyskamy jako zespół, jeśli buddy system będzie działał efektywnie i co musiałoby się wydarzyć, żeby buddy system w naszym zespole się sprawdził, również w wersji wirtualnej?

Odpowiedzi pracowników zaskoczyły go bardzo pozytywnie i dały kilka pomysłów. Jakich?

Jak odczarować rolę buddy’ego w procesie onboardingu i zmotywować (wirtualnego) buddy’ego?

 

Michał to nie jedyny lider zespołu, który mierzy się z wyzwaniem braku zaangażowania pracowników do pełnienia roli buddy’ego w czasie wdrażania nowego pracownika. Opór, niechęć, brak zaangażowania najczęściej mają swoje źródła w niewłaściwej komunikacji i niewystarczającym wsparciu  dla buddy’ego. Jak to zaadresować?

Jest to pytanie, które zadaje sobie wielu liderów i wiele organizacji.

Na szczęście odpowiedź nie wiąże się wcale z wysoko-budżetowymi pomysłami rodem z Hollywood. Takie też oczywiście istnieją 😊 Poniżej dzielę się pięcioma praktycznymi wskazówkami. Na bazie moich kilkunastu lat pracy w roli i buddy’ego, i trenera, i lidera wiem, że motywacja buddy’ego nie zawsze (albo nie tylko łączy) się z bonusem i gratyfikacją finansową.

#1 zrób rebranding roli i postaw na jasną komunikację – jeśli chcesz wdrożyć u siebie buddy system lub obecny szwankuje i chcesz go naprawić, warto odczarować w zespole/firmie rolę „buddy’ego” bo ludziom kojarzy się po prostu jako dodatkowy obowiązek i praca po godzinach, z której nic nie mają, tak jak to miało miejsce w przypadku Rafała w naszej historii. Jasno sprecyzuj jaka jest rola buddy’ego, zrób checklistę w czym buddy ma wspierać nowego pracownika, wyjaśnij przez jaki okres czasu pracownik będzie tą rolę pełnił i jak będziesz go w tym wspierał. Warto też zastanowić się jak możesz „uprawomocnić” tę rolę w organizacji np. w systemie bonusów i ocen pracowniczych, żeby nadać jej większą rangę. Taki wewnętrzny rebranding roli buddy’ego zrobił TMobile, ze świetnym rezultatem.

 

#2 doceniaj i wspieraj – od zwykłego dziękuję za podjęcie się roli buddy’ego po pogratulowanie postępów robionych przez nowego pracownika dzięki wsparciu buddy’ego. Możesz docenić buddy’ego na spotkaniu zespołowym. Jeśli masz mały budżet może to być voucher czy książka z dedykacją. Jeśli w firmie funkcjonuje system bonusów i ocen pracowniczych to doceń autentyczne zaangażowanie buddy’ego.  Pamiętaj, że buddy też potrzebuje wsparcia i rozmowy, bo na przykład wkurza go, że długo coś tłumaczy, a nowy pracownik wciąż nie rozumie. Może być po prostu przemęczony łączeniem obowiązków buddy’ego i swoich codziennych. Jeśli jesteś liderem zespołu znajdź w swoim kalendarzu przynajmniej raz na dwa tygodnie okienko, żeby złapać się na chwilę z buddym i po ludzku pogadać jak on się z tą rolą ma i czy czasem nie potrzebuje wsparcia z Twojej strony.  Bardzo częstą obiekcją z jaką ja się spotykałam wdrażając buddy system było jedno, krótkie pytanie „Czy będę miał mniej case’ów?” lub „Czy będę mieć mniej swojej pracy do wykonania?”. Zmniejszenie choć w kilku % ilości codziennej pracy, rozdzielenie obowiązków buddy’ego na inne osoby, to argument, który przekonał bardzo wiele osób do zaangażowania się w buddy system w onboardingu.

 

#3 rozwijaj – krótkie szkolenie jak przekazywać feedback, stworzenie sieci networkingowej dla buddy’ch, by mogli wymienić się doświadczeniami i wskazówkami, może sesja coachingowa z HR w ramach własnego rozwoju buddy’ego? Są osoby, które patrzą na rolę buddy’ego nie przez pryzmat dodatkowych benefitów finansowych, ale benefitów rozwojowych właśnie. Poszukaj możliwości, by takie stworzyć.

 

#4 daj autonomię – oczekujesz od buddy’ego zaangażowania, proaktywności i wzięcia odpowiedzialności? Porozmawiaj o oczekiwaniach i daj mu autonomię. Możesz wyznaczyć kierunek, jak najbardziej jasno przekazać oczekiwania, zapytać na umówionym wcześniej spotkaniu jak sprawy idą, ale mikrozarządzanie i nadmierne kontrolowanie raczej pracownika zniechęci niż zachęci do roli buddy’ego. Już i tak ma milion pytań od nowego pracownika, a szef wtrącający swoje przysłowiowe trzy grosze co godzinę podziała jak czerwona płachta na byka.

 

A co z wirtualnym buddy’m?

 

Warto jeszcze zwrócić uwagę na jedną rzecz, która z uwagi na to że wiele procesów wdrażania przeniosło się do świata online lub realizowanych jest w formie hybrydowej, może być przeoczona.

 

W świecie online:

#5 zapewnij wsparcie dla wirtualnych buddych – na rynku polskim dostępne są świetne platformy do procesów zdalnego onboardingu m.in. Gamfi łączy je z elementami grywalizacji, a HRLink już wkrótce wprowadzi nowe funkcjonalności wspierania onboardingu. Każda z takich platform ma wbudowane ścieżki onboardingu z jasnym podziałem ról, co należy do działu HR, co do menedżera a co do buddy’ego właśnie. Oprócz checklisty są automatyczne notyfikacje, które pozwalają buddy’emu skupić się na danym zadaniu, a nie zapamiętywaniu co jeszcze powinno być zrobione. Innym rodzajem wsparcia może być bank pomysłów na ćwiczenia energetyzujące i powtórki w trakcie wirtualnych sesji, z których może skorzystać buddy procesowy.

 

Buddy nie jest zawodowym trenerem, nie jest też mentorem odpowiedzialnym za ogólny rozwój umiejętności, ani managerem odpowiedzialnym za wyniki nowego pracownika. Przede wszystkim jest przewodnikiem, który wspiera nowo zatrudnionych we wdrożeniu się do zadań, do zespołu, kultury firmy. Postawienie pracownika przed faktem dokonanym: „Masz być buddym i już” nie wróży dobrze na przyszłość. Zaangażowanie go j wsparcie to już zupełnie inna historia.