DotWay
DotWay

Sekrety sukcesu zdalnego onboardingu #2: jak wybrać buddy’ego?

#zdalnyHR

Jak wybrać i zmotywować pracownika do roli buddy’ego? Odkryj 10 wskazówek na skuteczny onboarding online, w którym buddy system funkcjonuje efektywnie przy pełnym zaangażowaniu pracowników.

Rafał wpadł do pracy  lekko spóźniony – tramwaj uciekł mu dziś sprzed nosa. Zalogował się szybko do systemu, sprawdził skrzynkę i skoczył do kuchni po kawę. Czekając jak automat do kawy przygotuje mu podwójne espresso zastanawiał się czy jest szansa, żeby w tym tygodniu wyszedł z roboty o czasie. Za nim dwa tygodnie intensywnej pracy – duża ilość spraw, trudne eskalacje, a do tego przydzielili mu jeszcze jakieś nowego pracownika – Tomka – by wdrożył go w tajniki pracy w zespole.

– „Nie na to się pisałem.” – pomyślał – „Nie mam kiedy obrobić swoich spraw, a do tego jeszcze ten nowy zajmuje dużo czasu, bo powoli trzeba wszystko wyjaśnić i ze dwa razy powtórzyć to samo zanim załapie”.

Szef przyszedł do Rafała miesiąc temu z informacją, że w firmie wdrażają buddy system i że Rafał został do roli buddy’ego wyznaczony, bo ma największą wiedzę ekspercką. Nikt się go nie zapytał co on o tym sądzi.

Faktycznie, Rafał jest w zespole najdłużej stażem i tak, ma ogromną wiedzę ekspercką. Ale ten cały buddy system to ściema, bo Rafał nic z tego nie ma, oprócz tego, że robi nadgodziny i nie wyrabia się ze swoją pracą. Nie ma jasnych informacji czego tak naprawdę się od niego oczekuje, ani jak długo ma „wdrażać” tego nowego.

Zabierając swoje podwójne espresso Rafał szybkim krokiem wrócił do biurka i kątem oka dostrzegł Kasię, która na Zoom śmiała się z czegoś z Tomkiem, tym nowym. Rafał westchnął tylko na wspomnienie starych, luźnych czasów z początków swojej pracy i usiadł do laptopa. Na start czekała na niego eskalacja – tym razem naprawdę dużego kalibru. Rafał już wiedział, że podwójne espresso może nie wystarczyć tego dnia. Podobnie jak nie wystarczy mu czasu, żeby przeszkolić Tomka z nowego procesu…

Kasia z kolei zaczęła pracę w firmie pół roku temu i zapał do pracy jej nie opuszcza. Fajny zespół, tylko dużo się dzieje ostatnio i czasu jest jak na lekarstwo.  Kasia słyszała o wprowadzeniu przez firmę buddy system, nawet sama zgłosiła się do szefa, że chętnie weźmie udział w tym projekcie. Doskonale przecież pamięta jak to jest być nowym pracownikiem i czego jej zabrakło przy jej własnym wdrożeniu do pracy. Ale od szefa usłyszała, że mimo iż docenia jej zaangażowanie, to ten buddy system to na razie pilotaż i biorą najstarszych stażem.

Trochę się jej przykro zrobiło, ale znalazła sposób, żeby tu i ówdzie pomóc Tomkowi kiedy widzi, że zespół nie ma dla niego czasu. Może nie ma jeszcze super wiedzy eksperckiej, ale doskonale orientuje się z kim w IT najszybciej sprawę można załatwić i kiedy najlepiej wpaść do działu HR.

Dziś na Zoomie tłumaczy Tomkowi jak może załatwić sobie kartę MultiSport – sama miała z tym wyzwanie, więc stwierdziła, że pomoże Tomkowi zaoszczędzić czas i nerwy, bo system benefitów jeszcze jest na starej platformie i nie idzie się w niej połapać.

Za kuliami roli buddy’ego.

 

Historia Rafała i Kasi to kontynuacja perypetii przy wdrażaniu nowego pracownika – jeśli jesteś ciekaw jak to wyglądało z perspektywy Tomka (nowego pracownika) i kim jest buddy, zajrzyj koniecznie do poprzedniego artykułu.

Kiedy wczytamy się w historię Rafała dostrzec możemy problem z jakim boryka się wiele firm – opór i brak zaangażowania buddy’ego. Z czego wynikają? Typowy scenariusz dla wielu organizacji to fakt, że buddym zostaje ktoś, kto nie do końca chce nim być, często nie ma czasu na dodatkowe wsparcie nowego pracownika, czasami nie wie jaką rolę ma pełnić i jakie są od niego oczekiwania, bywa, że czuje się niedoceniony za pełnioną rolę, a i zdarza się też, że mimo świetnej wiedzy eksperckiej brakuje mu/jej umiejętności komunikacji np. w przekazywaniu feedbacku. Spotkałam się też z sytuacjami (w czasach, gdy świat pracy zdalnej był jeszcze w sferze marzeń), że buddym zostawała osoba, która siedziała najbliżej nowego pracownika lub miała bardzo słabe wyniki, ale menedżer uznał, że tłumacząc komuś innemu może w końcu przyłoży się do jakości pracy.

Zdarza się też niestety tak, że decydując o wyborze buddy’ego zbyt pochopnie odrzucamy osoby, które wiedzy eksperckiej jeszcze nie mają wystarczającej, ale mają świetny potencjał i są chętne do pomocy (np. Kasia w naszej historii). Pamiętajmy, że w procesie onboardingu możemy mieć zarówno rolę buddy’ego procesowego, który wspiera nowego pracownika  w odkrywaniu tajników pracy oraz buddy kulturowego, który wdraża nowego pracownika w atmosferę w firmie, jej kulturę, buduje poczucie przynależności.

Jeśli rola buddy’ego aż jeży się od pułapek co może pójść nie tak, to można sobie zadać pytanie czy warto? Odpowiedź jest krótka: warto, jeśli zabierzemy się do tego porządnie. Co zyskujemy? W Microsoft nowi pracownicy z przydzielonymi buddy byli o 23% bardziej zadowoleni ze swoich doświadczeń związanych z onboardingiem. Ta statystyka przełożyła się na 36% wzrost ogólnej satysfakcji z pracy po 90 dniach, a także wzrost produktywności dla 97% nowo zatrudnionych osób, gdy te miały okazję ponad 8 razy spotkać się ze swoim buddym (dla porównania wynik ten wynosił 73% jeśli spotkań z buddym było 2-3 w ciągu pierwszych 90 dni).

Zyskuje też buddy, jeśli stworzymy mu przestrzeń i docenimy jego wsparcie. Jednak w Polsce rola buddy’ego wciąż owiana jest złą sławą. A zmiana trybu onboardingu na zdalny jeszcze to pogorszyła. Jeśli buddy jest źle wybrany, mało zaangażowany czy wręcz zdemotywowany, odbije się to na jakości procesu onboardingu. Jak to zmienić?

Jak wybrać buddy’ego?

 

Przede wszystkim trzeba wziąć pod uwagę, że nie każdy jest gotowy i/lub chętny, by buddym zostać. Jeśli miałabym polecić kryteria wyboru to podzieliłabym je na 4 koszyki:

#1 świetny komunikator – buddy nie jest trenerem z zawodu, nie przeszedł warsztatów jak przekazywać wiedzę, jak koordynować ćwiczenia lub jak w konstruktywny sposób przekazać feedback co jest do zmiany. Ale są osoby, które po prostu mają do tego predyspozycje.

#2 role model – szukamy ambasadora zespołu i firmy. Nie antybohatera, który za plecami będzie jątrzył jak mu się nic w tej firmie nie podoba, jak wkurza go dział sprzedaży, jak to kiedyś było fajnie, a teraz zarząd jest do niczego. Nie malujemy trawy na zielono – każda organizacja mierzy się ze swoimi wyzwaniami – ale jeśli na pierwszą linię frontu w onboardingu wystawimy „narzekacza” to ryzykujemy utratę nowego pracownika jeszcze zanim skończy okres próbny.

#3 zaangażowanie i motywacja – na ile dana osoba chce zostać buddym? Zapytajmy w zespole, dziale, organizacji kto jest chętny? Lub nawet kto jest zaciekawiony, jakie ma obawy, jakiego wsparcia taka osoba potrzebowałaby, żeby się z chęcią zaangażować w rolę buddy’ego. O tym jak zmotywować osoby z potencjałem, ale nieprzekonane już za chwilę.

#4 doświadczony ekspert w zespole – pod tym hasłem kryją się tak naprawdę 3 kryteria, jeśli szukamy buddy’ego procesowego to najczęściej szukamy osoby, która pracuje w tym samym zespole co nowy pracownik, ma wiedzę ekspercką odnośnie zadań w zespole i ma doświadczenie w rozwiązywaniu typowych, ale też i trudniejszych zadań czy eskalacji.

Z uwagi na to, że wiele procesów wdrożenia pracownika przeniosło się w świat online (w całości lub częściowo) dodałabym jeszcze jedno kryterium:

#5 tech savvy – buddy, który będzie potrafił podzielić się ekranem, przy większej grupie zrobić break out room, nagrać krótki filmik instruktażowy, stworzyć ankietę online etc. Jednym słowem buddy, który świetnie nawiguje w świecie online.

 

Jeśli mamy pracownika, który spełnia te wszystkie kryteria – mamy strzał w dziesiątkę. Realia jednak często są zupełnie inne, a największym wyzwaniem okazuje się być zmotywowanie pracownika do zostania buddym. Jak to zrobić?

Jak zmotywować (wirtualnego) buddy’ego?

 

Jest to pytanie, które zadaje sobie wielu liderów i wiele organizacji. Opór, niechęć, brak zaangażowania najczęściej mają swoje źródła w niewłaściwej komunikacji i niewystarczającym wsparciu  dla buddy’ego. Jak to zaadresować?

#1 zrób rebranding roli i postaw na jasną komunikację – jeśli chcesz wdrożyć u siebie buddy system lub obecny szwankuje i chcesz go naprawić, warto odczarować w zespole/firmie rolę „buddy’ego” bo ludziom kojarzy się po prostu jako dodatkowy obowiązek i praca po godzinach, z której nic nie mają, tak jak to miało miejsce w przypadku Rafała w naszej historii. Jasno sprecyzuj jaka jest rola buddy’ego, zrób checklistę w czym buddy ma wspierać nowego pracownika, wyjaśnij przez jaki okres czasu pracownik będzie tą rolę pełnił i jak będziesz go w tym wspierał. Warto też zastanowić się jak możesz „uprawomocnić” tę rolę w organizacji np. w systemie bonusów i ocen pracowniczych, żeby nadać jej większą rangę. Taki wewnętrzny rebranding roli buddy’ego zrobił TMobile, ze świetnym rezultatem.

#2 doceniaj i wspieraj – od zwykłego dziękuję za podjęcie się roli buddy’ego po pogratulowanie postępów robionych przez nowego pracownika dzięki wsparciu buddy’ego. Możesz docenić buddy’ego na spotkaniu zespołowym. Jeśli masz mały budżet może to być voucher czy książka z dedykacją. Jeśli w firmie funkcjonuje system bonusów i ocen pracowniczych to doceń autentyczne zaangażowanie buddy’ego.  Pamiętaj, że buddy też potrzebuje wsparcia i rozmowy, bo na przykład wkurza go, że długo coś tłumaczy, a nowy pracownik wciąż nie rozumie. Może być po prostu przemęczony łączeniem obowiązków buddy’ego i swoich codziennych. Jeśli jesteś liderem zespołu znajdź w swoim kalendarzu przynajmniej raz na dwa tygodnie okienko, żeby złapać się na chwilę z buddym i po ludzku pogadać jak on się z tą rolą ma i czy czasem nie potrzebuje wsparcia z Twojej strony.  Bardzo częstą obiekcją z jaką ja się spotykałam wdrażając buddy system było jedno, krótkie pytanie „Czy będę miał mniej case’ów?” lub „Czy będę mieć mniej swojej pracy do wykonania?”. Zmniejszenie choć w kilku % ilości codziennej pracy, rozdzielenie obowiązków buddy’ego na inne osoby, a jeśli pracy jest w zespole naprawdę dużo przekazanie najcięższego zadania innym to argument, który przekonał bardzo wiele osób do zaangażowania się w proces onboardingu.

#3 rozwijaj – krótkie szkolenie jak przekazywać feedback, stworzenie sieci networkingowej dla buddy’ch, by mogli wymienić się doświadczeniami i wskazówkami, może sesja coachingowa z HR w ramach własnego rozwoju buddy’ego? Są osoby, które patrzą na rolę buddy’ego nie przez pryzmat dodatkowych benefitów finansowych, ale benefitów rozwojowych właśnie. Poszukaj możliwości, by takie stworzyć.

#4 daj autonomię – oczekujesz od buddy’ego zaangażowania, proaktywności i wzięcia odpowiedzialności, daj mu autonomię. Możesz wyznaczyć kierunek, jak najbardziej jasno przekazać oczekiwania, zapytać na umówionym wcześniej spotkaniu jak sprawy idą, ale mikrozarządzanie i nadmierne kontrolowanie raczej pracownika zniechęci niż zachęci do roli buddy’ego. Już i tak ma milion pytań od nowego pracownika, a szef wtrącający swoje przysłowiowe trzy grosze co godzinę podziała jak czerwona płachta na byka.

Warto jeszcze zwrócić uwagę na jedną rzecz, która z uwagi na to że wiele procesów wdrażania przeniosło się do świata online lub realizowanych jest w formie hybrydowej, może być przeoczona.

W świecie online:

#5 zapewnij wsparcie dla wirtualnych buddych – na rynku polskim dostępne są świetne platformy do procesów zdalnego onboardingu m.in. Gamfi łączy je z elementami grywalizacji, a HRLink rozwija o coraz to nowe funkcjonalności. Każda z takich platform ma wbudowane ścieżki onboardingu z jasnym podziałem ról, co należy do działu HR, co do menedżera a co do buddy’ego właśnie. Oprócz checklisty są automatyczne notyfikacje, które pozwalają buddy’emu skupić się na danym zadaniu, a nie zapamiętywaniu co jeszcze powinno być zrobione. Innym rodzajem wsparcia może być bank pomysłów na ćwiczenia energetyzujące i powtórki w trakcie wirtualnych sesji, z których może skorzystać buddy procesowy.

 

Buddy nie jest zawodowym trenerem, nie jest też mentorem odpowiedzialnym za ogólny rozwój umiejętności, ani managerem odpowiedzialnym za wyniki nowego pracownika. Przede wszystkim jest przewodnikiem, który wspiera nowo zatrudnionych we wdrożeniu się do zadań, do zespołu, kultury firmy. Postawienie pracownika przed faktem dokonanym: „Masz być buddym i już” nie wróży dobrze na przyszłość. Zaangażowanie go j wsparcie to już zupełnie inna historia.

O tym jak komunikować oczekiwania i weryfikować rezultaty pracy buddy’ego już w następnym artykule. Stay tuned!

Moje osobiste rekomendacje:

Szukasz inspiracji na docenienie pracowników? Przeczytaj koniecznie książkę “5 języków docenienia w miejscu pracy” G. Chapmana.