Pamiętam zdziwione twarze mojego zespołu, kiedy ich zapytałam: za co i jak chcielibyście być doceniani? Dla mnie było to oczywiste pytanie przed rozpoczęciem prac nad nowym systemem nagród. Dla członków mojego zespołu to pytanie już tak oczywiste nie było.

Byłam jeszcze bardziej zaskoczona, kiedy na spotkaniu z zarządem podzieliłam się swoimi pomysłami i napotkałam opór oraz usłyszałam „nie ma pieniędzy”. Pomyślałem więc wtedy, że jeżeli nie mogę nic zmienić dla całego działu to przynajmniej zacznę od swojego zespołu. Moim celem było podniesienie zaangażowania pracowników.

Zadziałało. W kolejnym roku dzieliłam się i wdrażałam swoje pomysły w innych zespołach, gdyż z 20% wzrostem satysfakcji pracowników w moim zespole nie można było już dyskutować.

Jaka była moja strategia? Poniżej pierwsze 6 kroków, które sprawiły, że zadziałało.

Krok 1: O pieniądzach się nie mówi, pieniądze się ma!

Byłam zdumiona, kiedy okazało się, że tylko nieliczni menadżerowie wiedzieli, ile wynosi budżet ich zespołu. Dotyczy to zarówno budżetu na personel jaki i na nagrody. A czy Ty wiesz jaki jest Twój budżet? Znasz swoją magiczną kwotę? Jeśli nie jesteś w stanie udzielić odpowiedzi, spróbuj się dowiedzieć. Zapytaj swojego przełożonego czy jest to stała kwota czy może % całości budżetu. Planowanie systemu nagród będzie znacznie łatwiejsze, jeżeli wiesz, ile możesz wydać.

Krok 2: Jaki masz plan?

W większości przypadków budżet na nagrody jest przydzielany raz na rok lub co kwartał. Pamiętaj, aby nie wydawać wszystkiego za jednym zamachem! Stwórz kategorie, za które chcesz docenić swój zespół i rozdziel budżet w ten sposób, aby wystarczyło na cały rok. Pamiętaj też, aby zachować elastyczność na wypadek potrzeby wydatku na niespodziewana nagrodę.

Oto kilka wskazówek, które pomogą ci mądrze to zaplanować:

• Podziel budżet na przysłowiowe ‘’worki’’. Przykładami takich kategorii mogą być: wyniki kwartalne (np. KPI), dodatkowe projekty, najlepszy feedback od klienta lub partnera biznesowego, praca zespołowa itp. Zarezerwuj pieniądze w każdym worku, aby wiedzieć, ile chcesz przeznaczyć na daną kategorię.
• Doceniaj za „JAK”. Wyniki (czyli „co”) budują wydajność, ale zachowanie (czyli „jak”) buduje kulturę organizacji. Pomyśl o „JAK” i zastanów się jakie zachowania chcesz promować w swoim zespole. Następnie doceń członków zespołu, którzy je prezentują, aby inni mogli iść w ich ślady.
• Tajemnicza koperta była jedną z moich ulubionych kategorii. Raz na kwartał przyznawałam nagrodę dla jednego lub dwóch członków zespołu według własnego uznania. I nie chodziło o najlepsze wyniki czy duże projekty. To było coś, co zwróciło moją uwagę i coś co osobiście doceniłam. Mogła to być trudna rozmowa z klientem, której ktoś się bał, a świetnie mu poszła lub też akt bezinteresownej pomocy innemu członkowi zespołu. Zrób z tego niespodziankę – wybór należy do ciebie!
• Zrób listę osób, które już doceniłeś. Regularne nagradzanie tych samych ludzi przynosi skutek odwrotny do zamierzonego. Przyjmijmy, że masz 50 osób w swoim zespole i nagradzasz 5 osób za wyniki. Oznacza to, że 10% twojego zespołu poczuje się docenionymi. A co z pozostałymi 90%? Pomyśl o tym, jak możesz sprawić, aby reszta zespołu też poczuła się dowartościowana. Zróżnicowany system czyni cuda.

Krok 3: Brak pieniędzy – i co dalej?

Choć wszyscy chcielibyśmy mieć wysokie budżety na nagrody, rzeczywistość może być inna. Co wtedy? Zrób burze mózgów i bądź kreatywny! Poniższe pytania mogą Ci w tym pomóc.

1. Jakie małe prezenty doceniają ludzie?
2. Jak mogę podzielić dostępny budżet na mniejsze części, aby docenić 90% mojego zespołu?
3. W jaki sposób mogę wykorzystać „dziękuję”, aby mój zespół poczuł się wyjątkowy?
4. Jak możemy spędzać czas razem i dobrze się bawić?

Podzielę się kilkoma przykładami z własnego doświadczenia. Niektórzy wspominają te inicjatywy, mówiąc, że do tej pory zostały im w pamięci.

• spersonalizowane i osobiście napisane kartki „Dziękuję za…” dla każdego członka zespołu;
• śniadanie mistrzów czyli cykliczny wspólny posiłek dla uczczenia jakiegoś osiągnięcia;
• owoce, słodycze lub wspólna pizza w czasie najbardziej wytężonej pracy;
• dodatkowy dzień urlopu;
• szybkie poranne spotkanie na herbatę lub kawę, aby zapytać „jak się masz?” lub „co dobrego?” i wykazując prawdziwe zainteresowanie;
• mały drobiazg wręczony osobie, która wciąż pracuje, kiedy Ty wychodzisz z biura. Warto też zapytać: „Kiedy kończysz?”

Proste rozwiązania też się liczą!

Krok 4: Oddaj władzę innym.

Wszyscy wiemy, że praca zespołowa i zwiększanie decyzyjności po stronie zespołu umacniają zaangażowanie pracowników. Dlaczego więc nie wykorzystać systemu nagród jako jednego z elementów budowania zaangażowania? Wypróbuj poniższe pomysły:

• Niczego nie zakładaj – zapytaj! Przypomnij sobie prezent, który otrzymałeś i od razu pomyślałeś: „Serio??? To dla mnie???? Nie chcesz, aby twój zespół czuł się w podobny sposób. Zapytaj członków zespołu, czego chcą. Może to być dyskusja ze wszystkimi na spotkaniu zespołowym lub jeżeli zarządzasz większym zespołem, stwórz z ochotników grupę roboczą, która będzie pracować nad pomysłami.
• Jako menadżer podziel się swoimi pomysłami i znajdźcie wspólne podejście.
• Zachęcaj do ustalenia przynajmniej jednej nagrody przyznawanej przez zespół dla innych członków zespołu. Np.: dla najbardziej pomocnej osoby w zespole, najlepszego zrealizowanego pomysłu na integrację itp.
• Pozwól członkom zespołu zakomunikować wyniki waszej pracy. Zapewni to większą akceptację na wprowadzone rozwiązania i wzmocni zaangażowanie.
• Regularnie rewiduj system z członkami zespołu i wprowadzaj nowości.

Krok 5: Przejrzyste zasady przede wszystkim

Kiedy wszystko jest ustalone – upewnij się, że Twój zespół wie, co to oznacza:

• Jakie są kategorie nagród?
• Jakie są kryteria?
• Jak, kiedy i kto podejmuje decyzje?
• Co mogę zrobić, aby zostać nagrodzonym?
• Jakie zachowania są doceniane?
• W jaki sposób mogę podzielić się informację zwrotną?

Ważne jest, aby dyskusja o nagrodach i docenianiu była przez cały czas otwarta. Twój zespół bardzo to doceni.

Krok 6: Nie rób z gęby przysłowiowej cholewy.

Pamiętam do dziś, jak jeden z członków mojego zespołu podszedł do mnie, kiedy nagroda, którą miała dostać za świetne wyniki nie została wypłacona na czas. Powiedziała wtedy: „brak uznania równa się karze”. Zaciekawiona tematem trafiam na badania amerykańskiego psychologa Thomasa Gordona, który prowadził szeroko zakrojone badania dotyczące wychowania dzieci i młodzieży. Okazuje się, że jeżeli nam coś obiecano i tego nie dostaliśmy traktujemy to jako karę. I w ten sam sposób działa to też na dorosłych. Nie będę ukrywać, że zasada, aby dotrzymywać słowa jest jedną z moich ulubionych zasad także w życiu codziennym.

Ktoś może powiedzieć, że aspekt finansowy motywacji przegrywa bitwę z docenianiem niefinansowym np. ze świetnym szefem. Zgadzam się z tym w 100%, ale to temat na inny artykuł blogowy ????

Na zakończenie. Międzynarodowe firmy wydają średnio 1-2% budżetu na system motywacji i nagród dla pracowników. Jest to spora inwestycja finansowa, więc jest też oczekiwanie na zwrot z tej inwestycji. Uderzające jest to, że bardzo często pracownicy nie są w pełni świadomi jak wygląda taki system nagród. Jako menedżer zadaj sobie pytanie: jaki jest system w Twojej firmie? Czy Twój zespół wiedziałby co odpowiedzieć gdybyś zapytał?